Co należy wiedzieć, żeby zrealizować projekt?

Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.

PODPISANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE

Po zakwalifikowaniu wniosku do objęcia wsparciem następuje podpisanie umowy o dofinansowanie projektu. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie dotacji. Do podpisania umowy należy zgromadzić wymagane dokumenty określone w dokumentacji konkursowej.

Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu następuje z reguły w terminie 30 dni roboczych od daty podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania.

HARMONOGRAM RZECZOWO-FINANSOWY

Realizując projekt, należy przestrzegać zapisów z wniosku o dofinansowanie. Nie wolno samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazano we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy zakupu dokonano zgodnie z obowiązującymi procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może spowodować obniżenie, a nawet całkowite cofnięcie dotacji.

Informacje nt. zasad kwalifikowalności wydatków dla projektów znajdują się w dokumentacji konkursowej. 

KONTO BANKOWE

Wszystkie operacje finansowe w projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podawany jest do umowy o dofinansowanie.

DOKUMENTACJA

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej, która umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem. Beneficjent, który nie jest zobowiązany do stosowania ustawy o rachunkowości i krajowych przepisów podatkowych zobowiązany jest do prowadzenia, na potrzeby realizowanego Projektu „Zestawienia wszystkich operacji księgowych dotyczących realizowanego Projektu” (zgodnie z wymaganym wzorem).

KONTROLA PROJEKTU

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Można się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ, ROZLICZENIE PROJEKTU

Przez cały okres realizacji projektu beneficjent powinien regularnie informować instytucję, która udzieliła wsparcia o stopniu realizacji projektu. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – pierwszy wniosek o płatność beneficjent składa w terminie 3 miesięcy od daty zawarcia umowy, kolejne nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy (pod warunkiem zatwierdzenia poprzedniego wniosku o płatność). Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

PROMOCJA I OZNAKOWANIE

Korzystając z unijnego wsparcia beneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków  informacyjnych i promocyjnych. Informacje o dofinansowaniu należy podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim są podejmowane. Główne obowiązki informacyjno-promocyjne projektu określone są w umowie o dofinansowanie. 

TRWAŁOŚĆ PROJEKTU

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Każdego beneficjenta obowiązuje tzw. okres trwałości tj. czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.